Jak správně účtovat na přechodné účty

Patříte mezi účetní, které každoročně v prosinci hledají v poznámkách, jak naložit s nájemným hrazeným dopředu, nebo naopak zpětně? Přemýšlíte, jak zaúčtovat předplatné časopisu, hrazené v prosinci současného roku, ale úhrada se bude týkat roku dalšího? S dnešním článkem se vám pokusíme vysvětlit, že vše v účetnictví má svou logiku, a tedy i přechodné účty a s nimi trocha slovíčkaření a pouček ze zákona. A aby toho nebylo málo musíme brát v potaz hledisko jak účetní, tak daňové.

Přechodné účty aktiv a pasiv slouží k tomu, abychom náklady a výnosy zaúčtovali do účetního období, se kterým věcně a časově souvisí. Přechodné účty umožňují převod nákladů a výnosů mezi jednotlivými účetními obdobími.

Nejprve si budeme muset ujasnit pojmy jako výdej, příjem, náklad a výnos v klasickém pojetí.To proto, aby Vás pak nerozhodilo přirovnání nákladu příštího období k pohledávce a výnosu příštího období k závazku. 

Příjem = přijaté peníze v pokladně nebo na bankovním účtu.

Výdej = úbytek peněz v pokladně nebo na bankovním účtu.

Výnos = výkon vyjádřený v Kč, tj. tržby za provedené práce a služby, za prodané výrobky či zboží.

Náklad = spotřeba výrobních zdrojů (hospodářských prostředků) nebo cizích výkonů (např. spotřeba elektrické energie, spotřeba služeb).

 Definice se nemusíte učit nazpaměť. Stačí si zapamatovat, že finanční pohyb skutečných peněz se týká příjmů a výdajů. Kdežto výnosy a náklady neznamenají pohyb finančních prostředků, nýbrž provedený výkon (výnos) nebo přijatý výkon (náklad). V oblasti přechodných účtů budou vždy propojeny výdaje s náklady a příjmy s výnosy.

Jedná se o příští období – tzn. buď v příštím období nastane situace příjmu peněz a nebo provedeného  výkonu. V druhém případě výdeje peněz nebo výkonu.

Náklady příštích období – účet číslo 381Účet 381 - Náklady příštích období (Aktivní) (Aktivní účet)

Pro toho, kdo platí se jedná v podstatě o pohledávku. Neboli zaplatíme dopředu a čekáme na přijaté plnění. Na příslušném účtu účtujeme výdaje běžného účetního období, jež se týkají nákladů v příštích obdobích, a sice konkrétních jednotlivých účtů v účtové třídě 5, například náklady na zařazení většího rozsahu drobného nehmotného nebo hmotného majetku do používání, nájemné placené předem, předplatné. Zúčtování nákladů příštích období na příslušný účet nákladů se provede v účetním období, s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisejí.

Výnosy příštích období  - 384Účet 384 - Výnosy příštích období (Pasivní) (Pasivní účet)

Výnosy příštích období jsou přijaté platby za výkony, které budou poskytnuty až v příštím období (například předem přijaté nájemné u pronajímatele, přijaté předplatné časopisů apod.). Jesliže jsme u nákladů příštích období mluvili o pohledávce, můžeme výnosy příštích období přirovnat k závazku.Na účet 381Účet 381 - Náklady příštích období (Aktivní) se účtují příjmy v běžném účetním období, které věcně patří do výnosů v příštích obdobích, například nájemné přijaté předem, částky přijatých paušálů předem na zajištění servisních služeb, přijaté předplatné. Zúčtování výnosů příštích období se provede v období, s kterým věcně souvisejí.

Výdaje příštích období – 383Účet 383 - Výdaje příštích období (Pasivní) (Pasivní účet)

Tento účet slouží pro účtování nákladů, jež s běžným účetním obdobím souvisí, avšak výdaj na ně nebyl dosud uskutečněn. Lze vyúčtovat pouze částky, u nichž je známo, že se v budoucích obdobích vynaloží na příslušný účel a v určité výši. Účtuje se zde například nájemné placené pozadu, prémie a odměny placené po uplynutí roku.

Příjmy příštích období – 385Účet 385 - Příjmy příštích období (Aktivní) (Aktivní účet)

Pokud zůstaneme u příkladu nájemného – pak budou příjmy příštích období pro pronajímatele variantou – nájemné hrazené zpětně. Tedy v prosinci již probíhá výkon ubytování, ale částka bude uhrazena až v lednu následujícího roku. Na příslušný účet se účtují částky účetní jednotkou nepřijaté (neinkasované), které časově a věcně souvisejí s výnosy běžného účetního období a nejsou zúčtovány přímo na účtech pohledávek vůči právnickým a fyzickým osobám. Jsou to zejména výnosové provize, provedené a odebrané dosud nevyúčtované práce a služby. Účtuje se souvztažnými zápisy ve prospěch příslušných účtů účtové třídy 6.

Komplexní náklady příštích období – 382Účet 382 - Komplexní náklady příštích období (Aktivní) (Aktivní účet)

Tento účet slouží k účtování nákladů a výdajů příštích období, jež se sledují ve vztahu k danému účelu, například náklady na přípravu a záběh výkonů a náklady na výzkum a vývoj (pokud se časově rozlišují), náklady na dlouhodobou propagaci, náklady na předzásobení (na skladování); zúčtování komplexních nákladů příštích období se provede v účetním období, s nímž časově rozlišené náklady věcně souvisejí, nejpozději však do čtyř let od zaúčtování nákladů na příslušný účet účtové skupiny 382Účet 382 - Komplexní náklady příštích období (Aktivní) s výjimkou případů vyplývajících ze smluv, respektive platných předpisů.

A) Podklad pro účetní metodiku

Český účetní standard, pod číslem 019, bodem 6:

Zásady pro účtování nákladů a výnosů a pro jejich časové rozlišování

1. Náklady a výnosy zachycují účetní jednotky podle těchto zásad

• náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisejí,

• náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se účtují do výnosů běžného roku,

• náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě nákladů příštích období nebo výdajů příštích období na příslušných účtech účtové skupiny 38x.

• výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě výnosů příštích období nebo příjmů příštích období na příslušných účtech účtové skupiny 38x

2. Náklady a výnosy se účtují na příslušných účtech nákladových druhů a výnosových položek v zásadě časově rozlišené. Výjimkou jsou pouze nákladové druhy, které tvoří komplexní náklady příštích období. Jejich tvorba po prvotním zachycení na příslušných účtech nákladových druhů účtové třídy 5 se účtuje ve prospěch příslušného účtu 555Účet 555 - Tvorba a zúčtování komplexních nákladů příštích období (Nákladový - daňový) se souvztažným zápisem na vrub účtu 382Účet 382 - Komplexní náklady příštích období (Aktivní) . Jejich čerpání zaúčtujeme ve prospěch příslušného účtu 382Účet 382 - Komplexní náklady příštích období (Aktivní) se souvztažným zápisem na vrub příslušného účtu 555Účet 555 - Tvorba a zúčtování komplexních nákladů příštích období (Nákladový - daňový) .

3. Účty časového rozlišení podléhají inventuře a při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost.

4. Časové rozlišení není nutno používat v případech, jde-li:

a) o nevýznamné částky, kdy jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření,

b) o pravidelně se opakující výdaje, popřípadě příjmy, za předpokladu, že se výrazněji neovlivní věcná a časová souvislost nákladů a výnosů.

5. Účetní jednotka stanoví postup při časovém rozlišení nákladů a výnosů a nesmí jej každoročně měnit. Ke změně může dojít jen zcela výjimečně, a je nutno přitom postupovat podle ustanovení Zákona o účetnictví, §7, odst. 4.

B) Podklad pro daňovou metodiku

Pokyn GFŘ č. D-6, §23

Bod 1 upravuje, kdy časově rozlišovat nemusíme a kdy je to naopak nezbytné.

Nevýznamné a pravidelně se opakující daňové výdaje, popř. příjmy, které podle platných účetních předpisů není nutno časově rozlišovat, se i pro účely stanovení základu daně z příjmů považují za daňové výdaje, popř. příjmy u nichž byla dodržena věcná a časová souvislost Tento postup lze uplatnit u částek, které by se časově rozlišovaly jen mezi dvěma účetními obdobími s tím, že:

• za nevýznamné částky, kdy jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení a účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování výsledku hospodaření, se považuje např. předplatné novin a časopisů, nákup kalendářů, diářů na příští období,
• za pravidelně opakující se daňové výdaje, popř. příjmy, se považují pravidelně se opakující částky např. placené pojistné, které se nekryje s účetním (zdaňovacím) obdobím, úhrada za činnost auditorů a daňových poradců vztahující se k předcházejícímu účetnímu (zdaňovacímu) období.

V souladu se zásadami pro vedení účetnictví nelze výše uvedený postup uplatnit v případech, které se řeší pomocí dohadných položek (např. platby za spotřebu elektrické energie, plynu, vody) nebo časovým rozlišením (např. přijaté a placené nájemné včetně finančního pronájmu s následnou koupí najaté věci, náklady na technický rozvoj, přípravu a záběh výroby).

Získané informace o přechodných účtech si můžeme shrnout do přehledné tabulky:

Příklady účtování

BO = běžné období

NO = následující období

12/BO = prosinec v běžném období

01/NO = leden následujícího období