Přepisování údajů z faktur za Vás udělá umělá inteligence říká zakladatelka Digitoo

Rozhovor s Karin Fuentesovou, zakladatelkou nástroje pro digitalizaci účetních procesů v České republice

Digitalizace v účetnictví je trend, který je nezbytný. Co si můžete představit pod pojmem digitalizace účetnictví? Jak lze automatizovat a zjednodušit rutinní účetní procesy? Digitalizace účetnictví má několik úrovní. Od sdíleného přístupu k účetnímu softwaru, který účetní poskytují klientům, přes online komunikaci nebo přenos dokumentů prostřednictvím online úložišť až po úplnou digitalizaci účetních procesů a online archivaci účetních dokumentů. Podívejme se společně na to, jak můžete digitalizovat vaše účetnictví prostřednictvím aplikace Digitoo.

Jednoduchá otázka na úvod, co Vás vedlo k nápadu věnovat se právě digitalizaci účetnictví a jak vzniklo Digitoo?

Pracovala jsem dlouhá léta v účetnictví, zaměřovala jsem se na automatizaci procesu a začala jsem hledat chytrá řešení pro automatizaci zadávání faktur. Objevila jsem společnost, která vyvíjela umělou inteligenci pro čtení dokumentů. Nabídla jsem jim spolupráci a věnovala jsem se budování data setů pro jejich neuronovou síť. Já jsem ale cítila, že je obrovský potenciál ve SMEs (Small and medium-sized enterprises), a pokud chceme skutečně digitalizovat účetnictví a ušetřit práci inteligentním lidem, musíme se zaměřit na malé a střední podniky. Nakonec jsem ze společnosti odešla, protože jsem chtěla realizovat svůj sen, aby podobný systém mohl mít k dispozicí každý. Právě proto vznikla společnost Digitoo, která zajišťuje integraci technologie pro malé a střední podniky. V Digitoo jsme začali stavět nové řešení, které prvotně vycházelo z principů integrace řady existujících řešení, ale nefungovalo to podle našich představ. Nakonec jsme se v Digitoo rozhodli, že si technologii rozpoznávání dokumentů budeme vyvíjet sami. Další rok jsme strávili vývojem umělé inteligence, na které pracoval celý tým data vědců.

Děláte digitalizaci účetnictví prostřednictvím umělé inteligence. Jak funguje Váš systém umělé inteligence pro získávání informací z faktur?

Faktura přijde k nám a odešle se do takzvané neuronové sítě (klientům doporučujeme, aby dodavatel poslal fakturu rovnou k nám). Technologie neuronové sítě umožňují se na fakturu dívat jako člověk. Dříve dochází k optickému rozpoznávání znaků (OCR), to znamená, že tam je systém, který z obrázku rozpozná znaky na dokladu, které přečte a převede je do digitální podoby, následně naše technologie určí pozici textu a neuronová síť rozpozná o jaký typ údaje se jedná. V případě plátců DPH systém taky kontroluje sazbu DPH, zároveň ověří spolehlivost plátce daně a informaci, zda je bankovní účet zveřejněn v registru plátců DPH.

Oceňuji, že Digitoo ověří i spolehlivost plátců daně. Zároveň firmy mají častokrát i zahraniční dodavatele. Jakým způsobem systém rozpozná různé jazyky a specifikace faktur z různých zemí, ve kterých může být faktura vystavena?

Šablona faktury vypadá v každé zemi velmi podobně. Systém nepotřebuje nutně rozumět danému jazyku, protože na základě obecního rozpoznávání znaků je schopen z faktury vyčíst údaje, jako je například číslo faktury, variabilní symbol, částka a podobně. Systém je schopen přečíst i fakturu, kterou nikdy předtím neviděl, je-li v latince.

Vysvětlila byste jaké má umělá inteligence výhody oproti lidem (kromě chybovosti)?

Umělá inteligence snižuje počet lidí, kteří pracují s fakturou, a také snižuje čas strávený se zpracováním faktury. Digitoo funguje jako platforma, která propojuje klienta a účetní. Dodavatel zasílá přímo fakturu do Digitoo, my automaticky vyčteme údaje přímo z faktury a dochází k elektronickému schvalování faktur, následně automatickému zaúčtování, a na závěr se to odešle do jejich účetního systému. Vše je na jednom místě, není potřeba dvojí účetnictví klienta a účetní, přidanou hodnotou je úspora času na obou stranách.

Pro jaké firmy je umělá inteligence vhodná? Je např. vhodná i pro menší korporace? V čem je umělá inteligence lepší než ISDOC? Jaké jiné formáty faktury podporuje?

Digitoo se zaměřuje zejména na malé a střední podniky, ale je vhodné pro všechny firmy i pro korporátní klienty, protože digitalizaci potřebují všichni. Naše služba vznikla proto, abychom mohli dát tuto technologii každému. Digitoo je proto uživatelsky jednoduché pro všechny věkové kategorie a cenově dostupné pro každého. Jsme nejlevnější na trhu.

Podporujeme také elektronickou fakturaci ISDOC. Na rozdíl od umělé inteligence, úspora času u ISDOC není zásadní. Digitoo vám umožní všechny účetní doklady automatizovat. Podporujeme následující formáty faktur PDF, JPEG, PNG, TIF, TIFF.

Jak dlouho trvá implementace vašeho řešení do firmy od doby, kdy se rozhodneme pro vaše řešení? Co když se náš účetní systém nenachází ve Vaší databázi?

Implementace trvá max. 15 minut, je-li Váš účetní systém v naší databázi. Máme zaintegrovány nejrozšířenější účetní systémy na trhu: ABRA Gen, Helios, Pohoda, Money apod. Integraci nových účetních systémů provádíme na vlastní náklady. Celá integrace je velice jednoduchá, zvládne ji jednoduše každá účetní.

Pracujete s citlivými údaji. Jak máte technické řešení zabezpečené, aby se nestalo, že uniknou citlivá data o firmě do rukou třetích stran? 

Data máme v zabezpečeném cloudu MS Azure, který patří mezi nejbezpečnější cloudy v EU a jako jediný splňuje nejpřísnější směrnice a standardy EU. Máme tým odborníků, který s tím pracuje, zajišťuje a zaměřuje se na bezpečnost. Veškerá data jsou zároveň zašifrována. Bezpečnost je pro nás na prvním místě. Nemusíte řešit archivaci, všechna data jsou uložena na cloudu.

Každá účetní má svůj zažitý způsob účtování. Jak se na umělou inteligenci dívají účetní firmy? Vidí ji jako konkurenci nebo jako prostředek, který jim pomůže zlepšit rutinní práci?

Účetní mohou mít na začátku obavy. Pomáhá nám ale edukace trhu, kde se snažíme účetním vysvětlit, že účelem jejich práce nemusí být jen přepisování faktur. V momentě, kdy to pochopí, mění se způsob jejich uvažování, a chápou, že my jim nechceme vzít jejich práci, ale naopak, že jim chceme pomoci usnadnit jejich rutinní práci. Většina dnešních účetní tráví až 80 % času zbytečnou manuální a rutinní prací, kterou v Digitoo umíme automatizovat. Digitoo je skvělý pomocník při práci a účetní se tím pádem může věnovat více klientům nebo se více vzdělávat, věnovat se rodině.

Jak řekla Karin: "Život je jako jízda na kole". Budoucnost účetnictví záleží pouze na nás, musíme se však posouvat dál a využívat nástrojů současné doby.